ด้วยอัตราการเปลี่ยนงาน (Turnover rate) ที่สูงขึ้นในทุก ๆ อุตสาหกรรม ประกอบกับการเข้ามาของ Digital disruption เป็นเสมือนการบังคับองค์กรที่ยังไม่ได้มีการปรับตัวเปลี่ยนรูปแบบการทำงานและดึงเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ จำเป็นต้องสรรหาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยและเติมเต็มงานโดยด่วน
งานด้าน HR และการสรรหาบุคลากรก็เป็นหนึ่งในแผนกสำคัญขององค์กรที่มีความจำเป็นในการหาเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงานเช่นกัน นอกจากนั้นยังเกิดปรากฏการณ์ที่เขย่าวงการ HR ด้วยการเกิดลาออกครั้งใหญ่หลังจากสถานการณ์โรคระบาดโควิด-19 จากรายงานของ Forbes ในปี 2564 มีจำนวนคนลาออกจากงานสูงถึง 47 ล้านคนทั่วโลก ทำให้เกิดเป็นปรากฏการณ์ที่เรียกกันว่า“Great Resignation” เป็นอีกแรงผลักดันที่เราได้เห็นบริษัทหลายแห่งที่เริ่มสนใจจะลงทุนในเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยงานทางด้าน HR มากขึ้น
จากข้อมูลของ Fortune business insight พบว่า มูลค่าตลาดของเทคโนโลยีเกี่ยวกับงานด้านทรัพยากรบุคคลนั้นคาดการณ์ว่าจะเติบโตจาก 24 พันล้านดอลล่าร์สหรัฐไปเป็น 35 พันล้านดอลล่าร์สหรัฐภายในปี 2571 นี้ และบริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับการลงทุนนำ AI มาใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิให้กับขั้นตอนการทำงาน และลดต้นทุนกันมากขึ้น
ในบทความนี้ X10 จะพามาดูว่าเทคโนโลยี AI จะเข้ามาพลิกโฉมวิธีการทำงานของ HR ยุคใหม่กันได้อย่างไร
1. ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว (Onboarding)
ขั้นตอนการ Onboarding ถือเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร เนื่องจากเป็นสิ่งที่จะช่วยกำหนดวิถีของการทำงานของพนักงานใหม่ได้ จากรายงานของ Work Institute การทำ Exit interview กับพนักงานมากกว่า 34,000 คนพบว่า 40% ของพนักงานใหม่ลาออกภายใน 1 ปีหลังจากเริ่มงานใหม่ โดยที่ทาง Work Institute คาดการณ์ว่า 3 ใน 4 ของจำนวนพนักงานที่ลาออกไปนั้นสามารถป้องกันได้ถ้ามีการปรับปรุงให้กระบวนการ Onboarding นั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเราสามารใช้ AI มาช่วยในเรื่องนี้ได้โดย
แบ่งเบาภาระในการจัดการงาน : AI ช่วยให้การจัดส่ง และรับเอกสารต่างๆ ที่จำเป็น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารนโยบายบริษัท และข้อมูลเกี่ยวกับการ Login เข้าระบบของบริษัทสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ โดยที่ AI สามารถติดตามได้ว่าเอกสารฉบับไหนที่พนักงานได้อ่านเรียบร้อยแล้ว หรือตรวจจับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้แบบอัตโนมัติเมื่อแต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ ทำให้ทีม HR ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบขั้นตอนเหล่านี้ด้วยตนเองในแบบแมนนวล
Onboarding ได้ 24 ชั่วโมง : ผู้ช่วยดิจิทัล (Digital assistant) ช่วยยกระดับขั้นตอนการทำ Onboarding โดยสามารถให้คำแนะนำพนักงานใหม่ในทุกขั้นตอนที่จำเป็นของการ Onboarding และช่วยแนะนำในขั้นตอนถัดไปแบบเชิงรุกเพื่อให้พนักงานพร้อมที่จะทำงานได้อย่างรวดเร็ว
ผู้ช่วยคนใหม่ : องค์กรสามารถตั้งค่าให้ AI แนะนำการเรียนที่เกี่ยวข้องการทำงานให้กับพนักงานใหม่ได้โดยดูจากข้อมูลพนักงานที่ทำงานได้ดีในตำแหน่งงานนั้นๆ และแนะนำอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เช่น หนังสือ และบทความต่างๆ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้
2. ช่วยในการพัฒนา และเรียนรู้ของพนักงาน (Training)
มีการคาดการณ์จากผู้เชี่ยวชาญว่า ในอนาคตจะมีงานกว่า 300 ล้านตำแหน่งทั่วโลกที่อาจถูก AI เข้ามาเปลี่ยนแปลงไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ทำให้พนักงานต้องปรับตัวและอาจจะต้องเผชิญกับโอกาสที่จะกลายเป็นตำแหน่งงานที่ไม่มีความสำคัญสำหรับองค์กร การเรียนรู้จึงถือเป็นเรื่องสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในเชิงธุรกิจ ช่วยให้องค์กรเร่งเพิ่มพูนทักษะ กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้ และสร้างการมีส่วนร่วมรวมถึงรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่องค์กรต่อไปได้ เพราะด้วยการเปลี่ยนแปลงปัจจัยพื้นฐานต่างๆ ทำให้การสร้างทักษะขึ้นมาใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน หรือที่เรียกกันว่า Reskill ได้กลายมาเป็นเทรนด์ใหม่องการสรรหาพนักงานใหม่ ดังนั้นองค์กรที่ตอนนี้กำลังมองหาเรื่องการเรียนรู้ และพัฒนาพนักงาน เพื่อที่จะสามารถดึงศักยภาพของพนักงานออกมาได้เต็มที่ เราแนะนำว่า AI สามารถช่วยองค์กรคุณได้ดังนี้
นำเสนอการเรียนเฉพาะบุคคล : ระบบ AI สามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเรียนรู้ของพนักงาน ทักษะที่สนใจ สไตล์การทำงาน และโปรเจคที่รับผิดชอบ และหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อที่จะแนะนำคอร์สเรียนที่เหมาะสมที่จะช่วยเพิ่มศักยภาพของพนักงานได้
สร้างการเรียนรู้ร่วมกัน : พนักงานจากหน่วยงานที่แตกต่างกันมักจะต้องมาเรียนด้วยกัน เพื่อจะเรียนรู้จากกันและกัน และระบบ AI สามารถช่วยจับคู่พนักงานที่ควรจะมาเรียนด้วยกันได้ ความร่วมมือกันขับเคลื่อนให้เกิดการเรียนรู้ระหว่างหน่วยงาน ทำให้การทำงานภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น และยกระดับความสามารถของทีมได้ วิธีการเรียนรู้ในรูปแบบนี้ได้ผลกับรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบันเป็นอย่างมากที่งานประจำวันมักจะเกิดขึ้นเพราะการร่วมมือของคนในทีม
เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการเรียนรู้ : ระบบ AI สามารถช่วยจัดการ Workload ของแอดมินได้ด้วยการปรับเปลี่ยนหลักสูตรตามบทบาท สถานที่ และรูปแบบของธุรกิจในขณะเดียวกันมีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของผู้เรียน การมีปฏิสัมพันธ์ และผลลัพธ์ ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพและความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ทำให้ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถรายงานผลถึงการเรียนรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
3. ยกระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee engagement)
Employee engagement คือ ความผูกพันที่พนักงานมีต่องานและองค์กร เป็นสภาวะที่พนักงานรู้สึกมีพลังและแรงจูงใจที่จะมุ่งมั่นทุ่มเททำงานด้วยความกระตือรือร้น แต่จากผลสำรวจ คนทำงานจาก 23 ประเทศทั่วโลก จำนวนกว่า 30,000 คนพบว่า 65% ของคนทำงานระบุว่า คนกลุ่มนี้เคยหรือกำลังอยู่กับความรู้สึกหมดไฟ โดยกลุ่มที่หมดไฟมากที่สุดคือพนักงานระดับ Manager โดยมีสาเหตุส่วนหนึ่งเกิดจากการที่คนในทีมโดน lay off ซึ่งทำให้งานจำนวนหนึ่งถูกโยนมาที่พวกเขา ทำให้รู้สึกเหนื่อยกับความรับผิดชอบที่มากขึ้น และ คนทำงาน 78% บอกว่ารู้สึกไม่ได้รับการสนับสนุนให้ใช้วันลาพักร้อนจนหมด ซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุของความเหนื่อย ความเครียด และการตัดสินใจย้ายงาน การส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีให้กับพนักงานจึงยังคงเป็นงานสำคัญของบริษัทเสมอมา
ปัจจุบันมีเครื่องมือในการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee engagement) ที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนที่สามารถเก็บข้อมูล และระบุแนวโน้มของความไม่พอใจ หรือความต้องการของพนักงานได้ อีกทั้ง AI ยังเป็นเครื่องมือที่จะทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นที่จะทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรืองานที่มีความท้าทายผ่านระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับทาง HR จะหาวิธีให้แต่ละหน่วยงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพได้อย่างไร และนำฟังก์ชัน AI ไปประยุกต์ใช้กับทีมต่างๆ ภายในหน่วยงาน เช่น หน่วยงานบริการลูกค้า การเงิน และกฎหมาย
4. ช่วยบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร (Talent Management)
การรักษาพนักงานไว้กับองค์กรเป็นสิ่งที่ยังคงเป็นเรื่องท้าทายสำหรับองค์กรที่ต้องสร้างการมีส่วนร่วมกับพนักงาน ซึ่งการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร หรือ Talent management คือหนึ่งในประเด็นที่ได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่อง ในขณะเดียวกันหลายๆ องค์กรยังไม่ได้มีการนำเรื่องการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กรยุคใหม่มาใช้อย่างเต็มรูปแบบ และยังคงมีอัตราการลาออกของพนักงานที่สูงอยู่ โดยที่ AI สามารถช่วยองค์กรจัดการเรื่อง Talent management ได้ดังต่อไปนี้
สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน : AI จะใช้ข้อมูลในการแนะนำเส้นทางอาชีพ (Career development) ให้กับพนักงานแต่ละคนได้ วางแผนการสืบทอดตำแหน่ง พัฒนาทักษะให้กับพนักงาน กลยุทธ์กำหนดผลตอบแทนที่เหมาะสม เป็นต้น
สนับสนุนผู้บริหารในการพัฒนาพนักงาน : สนับสนุนผู้จัดการ และผู้บริหารในองค์กรในการพัฒนา และส่งเสริมพนักงานที่มีความสามารถ
5. ช่วยในการคัดเลือกพนักงาน และคาดการณ์จำนวนพนักงาน (Recruitment)
เทคโนโลยี AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานของทีม HR และทีม Recruit ได้ด้วยการคาดการณ์จำนวนพนักงานที่ต้องการภายในองค์กร ด้วยความสามารถของ AI ในการคาดการณ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเชิงลึกสามารถใช้เพื่อรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ว่างอยู่และนโยบายของแต่ละทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ทีม HR จัดลำดับความสำคัญของความต้องการในการจ้างงานได้อย่างง่ายมากขึ้น
โดยสุดท้ายแล้วไม่ว่าเทคโนโลยีจะก้าวหน้าไปมากแค่ไหน การที่ธุรกิจจะก้าวไปข้างหน้าได้ก็เพราะพนักงานทุกคนในองค์กรล้วนมีส่วนที่ทำให้องค์กรณ์ไปต่อ ดังนั้น การพัฒนา ดูแลเอาใจใส่ ส่งเสริมบุคลากรให้เต็มที่จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตไปอย่างยั่งยืน และเราเชื่อว่าอนาคตข้างหน้า AI จะเข้ามามีบทบาทกับการใช้ชีวิตประจำวันของมนุษย์มากขึ้นไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่ละองค์กรควรปรับตัว ปรับมุมมอง และศึกษาเทคโนโลยีที่มีประโยชน์อันนี้ เพื่อนำมาใช้ให้การทำงานของแต่ละทีมในบริษัทของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
Extend IT Resource เป็นหนึ่งใน partner ของ Darwinbox มีทีมผู้เชี่ยวชาญในการประเมิน และวางแผนการวางระบบ HCM และ HRM ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรคุณได้ ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อรับคำปรึกษาเกี่ยวกับการวางแผนระบบ HR ได้ที่
: 02-693-1989